W celu rozpoczęcia pracy z serwisem Sygnalista Online należy najpierw skorzystać z formularza rejestracji/zamówienia. Po opłaceniu zamówienia organizacja ma dostęp do konta konfiguracyjnego.

Z poziomu konta konfiguracyjnego należy ustalić hasło pozwalające na odszyfrowywanie treści zgłoszeń, adresy IP, z których będzie dostęp do kont przetwarzających zgłoszenie, adres www, pod którym działać będzie serwis firmy (organizacji), rozpatrywanie zgłoszeń anonimowych (tak/nie), terminy rozpatrywania zgłoszeń, a także konto osoby przyjmującej zgłoszenia (Administrator) oraz konta osób rozpatrujących zgłoszenia (uprawnieni Pracownicy), które można przypisać do konkretnych kategorii zgłoszeń zgodnych z Dyrektywą. Oprócz zdefiniowania formy działania aplikacji i możliwości składania zgłoszeń, na podstawie ustawień konta konfiguracyjnego możliwe będzie wygenerowanie procedury.

Sam formularz składania zgłoszeń, zgodnie z wymogami Dyrektywy musi być przejrzysty i nie może zniechęcać do składania zgłoszeń. Zawierać będzie pola dotyczące danych Sygnalisty (jeśli zgłoszenie nie będzie anonimowe), kategorię zgłoszenia, treść zgłoszenia, możliwość dodania załączników, zabezpieczenia antyspamowe. Po dokonaniu zgłoszenia Sygnalista będzie miał możliwość wygenerowania potwierdzenia w formacie pdf, zabezpieczonego zdefiniowanym przez siebie hasłem. Wygenerowany zostanie także klucz umożliwiający dostęp do informacji o działaniach następczych (jeśli zgłoszenie nie będzie anonimowe).

Każdy dostęp do zgłoszenia, odczyt, dodanie informacji, podgląd danych Sygnalisty odnotowywany jest w dzienniku danych zgłoszenia. Serwis będzie przypominać Administratorowi oraz Pracownikom o zbliżających się terminach, określonych w ustawieniach oraz procedurze. System nie zapisuje danych dotyczących adresu IP Sygnalisty, przeglądarki, ani żadnych innych danych dotyczących Sygnalisty, oprócz danych przez niego przekazanych.